Release Note vom 30.09.2026

Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Updates in iDWELL vorstellen zu können! Diese Funktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Ihre Daten übersichtlich zu halten und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

⌛️ Sie haben keine Zeit, sich das Release Note im Detail durchzulesen? Kein Problem! Jeden 1. bzw. 2. Freitag im Monat gibt es eine Live Masterclass, geleitet von Anna Matzenberger, um Sie kurz und kompakt durch die wichtigsten Neuerungen samt Praxisbeispiele durchzuführen. 👉 Melden Sie sich hier an. 

🤖🔍📄 Greta IQ: Intelligente Dokumenten-Suche & präzise Antworten 

Ihre KI-Assistentin Greta IQ kann ab sofort den Inhalt Ihrer hinterlegten Dokumente durchsuchen und Ihnen konkrete Fragen dazu direkt beantworten. 

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Erleben Sie selbst, wie viel Zeit Ihnen Greta IQ im Alltag einspart:

👉 Jetzt testen unter: greta-ai.idwell.com

💡 Kostenloses Test-Guthaben sichern: Wir stellen Ihnen für die Testphase gerne Guthaben zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach eine kurze E-Mail an support@idwell.com, um Ihren Zugang freizuschalten!

💡 Praxisbeispiele – Das können Sie Greta IQ fragen:

• „Welche Energieausweise oder Unterlagen liegen zu Petersauracher Straße 17–37 vor?“

• „Wie hoch ist die Angebotssumme in der Rechnung zur Servicemeldung Nr 222 ‚Wasserschaden Kleinreuther Weg 72‘?“

• „Wie schnell darf laut Garagenordnung in der Tiefgarage gefahren werden?“

• „Was gehört laut Gemeinschaftsordnung zum Sondereigentum?“

• „Was steht im Mietvertrag von Klaus Strobl?“

• "Wie hoch ist die Deckungssumme von der Versicherung in der Adlerstraße 23?"
• "Welche Beschlüsse wurden 2023 in der Musterstraße 45 gefasst?"

✉️ Einschreiben über DocFlows versenden (inkl. Tracking-ID)

Sie können Einschreiben ab sofort direkt über die DocFlows versenden. Bei der Verfolgung erhalten Sie eine Sendungsnummer (Tracking-ID) der Deutschen Post.

• Warum das praktisch ist: Sie verfügen über einen lückenlosen Versandnachweis direkt im System.

• 💡 Praxisbeispiel: Sie verschicken eine rechtssichere Kündigung oder Einladung zur Eigentümerversammlung direkt aus iDWELL und können über die Tracking-ID jederzeit belegen, ob und wann das Schreiben zugestellt wurde.

• Anleitung für Einschreiben lesen 
• Hier finden Sie mehr allgemeine Informationen zu den DocFlows

📋 Flexible Phasen & Aktivitäten in Servicemeldungen

Sie sind in Servicemeldungen nicht mehr an starre Vorlagen gebunden: Fügen Sie ganz nach Bedarf weitere Phasen hinzu und ändern Sie die Reihenfolge von Aktivitäten innerhalb einer Phase per Drag-and-Drop.

• Warum das praktisch ist: Jeder Schadensfall lässt sich exakt an den tatsächlichen Ablauf anpassen.

• 💡 Praxisbeispiel: Bei einem Wasserschaden schieben Sie spontan eine zusätzliche Phase für die Trocknungsfirma ein und passen die Reihenfolge der Handwerkertermine flexibel an.

💬 Chatnachrichten nachträglich bearbeiten

Bereits gesendete Nachrichten im internen Chat können ab sofort nachträglich bearbeitet werden.

• Warum das praktisch ist: Tippfehler oder falsche Zahlen lassen sich schnell korrigieren, ohne Verwirrung zu stiften.

• 💡 Praxisbeispiel: Sie haben sich bei einer Rechnungssumme an die Buchhaltung vertippt – korrigieren Sie die Nachricht einfach mit einem Klick.

🔄 Status abgeschlossener Servicemeldungen wieder zurücksetzen

Wird eine E-Mail an ein bereits abgeschlossenes oder abgelehntes Ticket angehängt, können Sie den Status der Servicemeldung direkt wieder auf „In Bearbeitung“ setzen.

• Warum das praktisch ist: Sie müssen bei Rückfragen zu erledigten Vorgängen kein neues Ticket anlegen.

• 💡 Praxisbeispiel: Ein Eigentümer meldet sich Wochen später noch einmal zu einem abgeschlossenen Heizungsausfall. Sie hängen die E-Mail an das alte Ticket an und öffnen es direkt wieder.

📬 Servicemeldung für das gesamte Team auf ungelesen stellen

In den Einstellungen können Sie festlegen, dass ein Ticket für alle Mitarbeiter als ungelesen markiert wird, sobald ein Kollege den Status manuell auf „Ungelesen“ setzt.

(Hinweis: Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und kann bei Bedarf in den Einstellungen aktiviert werden.)

• Warum das praktisch ist: Wichtige Anliegen gehen im Team nicht verloren, wenn ein Kollege ein Ticket versehentlich öffnet, aber nicht dafür zuständig ist.

• 💡 Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter klickt morgens kurz in eine Meldung, sieht die Unzuständigkeit und setzt sie auf „Ungelesen“. Das Ticket blinkt beim zuständigen Team sofort wieder als neu auf.

🔀 Smart Matching bei der Ticket-Anlage manuell übersteuern

Bei der manuellen Erstellung einer Servicemeldung können Sie ab sofort direkt einen Bearbeiter auswählen und das automatische Smart Matching gezielt übergehen.

• Warum das praktisch ist: Für spezielle Sonderfälle weisen Sie Anliegen sofort der passenden Fachkraft zu.

• 💡 Praxisbeispiel: Ein Eigentümer ruft wegen eines komplexen Spezialfalls an. Statt das Ticket automatisch verteilen zu lassen, weisen Sie es direkt dem Experten im Team zu.

🎨 Neues, modernes Design für alle Profile

Für mehr Übersicht und eine noch klarere Navigation erstrahlen folgende Profile in allen Portalen im Redesign:

• Kundenprofile

• Einheitenprofile

• Gebäudeprofile

• Objektgruppenprofile 

• Dienstleisterprofile

Damit ist das Redesign-Projekt der iDWELL-Software fast abgeschlossen! 

Zuguterletzt kümmern wir uns nun noch um die Optimierung des Einstellungsbereichs. 

📱 NEU: iDWELL GO – Ihre Immobilienverwaltung für unterwegs

In den vergangenen Monaten haben wir intensiv an einer neuen mobilen Lösung für Immobilienverwalter gearbeitet. Jetzt ist es so weit: Die erste Version von iDWELL GO wurde veröffentlicht, damit sie im Arbeitsalltag genau das liefert, was für Sie zählt: Geschwindigkeit, Übersicht und Flexibilität.

Ob bei Objektbegehungen, Außenterminen oder zwischen zwei Meetings:
Mit iDWELL GO haben Sie Ihre Verwaltung immer dabei.

Loggen Sie sich ganz einfach mit Ihren Zugangsdaten für das Webportal ein! 

• Für Apple Store herunterladen 
• Für Google Play Store herunterladen

Anstehende Weiterentwicklungen rund um Greta AI: 

• 📚 Die KI-Wissensdatenbank: Greta wird zur Expertin für Ihren Bestand. Sie beantwortet Ihnen Fragen zu Tickets oder Stammdaten und findet Informationen in hinterlegten Dokumenten & E-Mails blitzschnell wieder. Schon bald direkt als Chat in Ihrem iDWELL Portal hinterlegt!

• 📊 KI-generierte Berichte aus Servicemeldungen: Egal ob für die nächste Eigentümerversammlung, einen anstehenden Gerichtsprozess oder den Austausch mit dem Asset Manager – bereiten Sie Ihre Daten künftig ohne jeden Excel-Aufwand vor. Greta analysiert den gesamten Kommunikationsverlauf, Fristen sowie den Arbeitsaufwand pro Ticket und erstellt daraus fertige, aussagekräftige Berichte. So haben Sie für jede Zielgruppe und jeden Einsatzzweck sofort den perfekten, lückenlosen Leistungsnachweis parat.

• 📄 Intelligenter Dokumenten-Kontext (z. B. Hausordnungen): Greta lernt, Dokumente im richtigen Kontext zu lesen. Wenn Sie beispielsweise eine Beschwerde wegen Ruhestörung bearbeiten, durchsucht Greta die angehängte Hausordnung und nimmt in Ihrem Antwort-Entwurf automatisch präzisen Bezug auf die exakte, relevante Passage.

Sonstige Weiterentwicklungen:

• 🔔 Optimierung der Benachrichtigungen (Benachrichtigungscenter): Wir überarbeiten die Benachrichtigungen im Portal für Sie von Grund auf. Freuen Sie sich auf flexible Einstellungsmöglichkeiten darüber, welcher Nutzer im Team über welche Ereignisse benachrichtigt werden möchte. 
• 📊 Dashboards für Ihren perfekten Überblick: Schon bald sehen Sie Ihre Kennzahlen als Dashboard zusammengefasst - so können Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick erfassen und ihre Tätigkeiten besser steuern.
• 🎨 Neues Design für die Mieter- & Eigentümer-App: Nachdem unsere neue Verwalter-App iDWELL GO fertig entwickelt wurde, zieht nun das Kundenportal nach! Bis Ende des Jahres gestalten wir das App-Design für Ihre Mieter und Eigentümer komplett neu, um ihnen eine noch modernere und angenehmere Nutzung zu bieten.
• ⏰ Zeiterfassung & wiederkehrende Aufgaben: Erfassen Sie künftig mit wenigen Klicks den exakten Zeitaufwand für die Bearbeitung von Servicemeldungen und Aktivitäten direkt im System. Das erleichtert nicht nur Ihr internes Controlling, sondern bietet Ihnen auch die perfekte, lückenlose Grundlage für die Abrechnung von Sonderleistungen gegenüber Eigentümern.
• 🔎 Suchfunktion für E-Mails in Servicemeldungen: Freuen Sie sich schon bald auf eine Suchfunktion mit Volltextsuche für E-Mails in den Servicemeldungen. So können Sie noch einfacher finden, wonach Sie suchen. 
• 📂 Übersichtlichere Darstellung von Dateianhängen in Servicemeldungen: Viele von Ihnen wünschen sich einen "Sammelordner", in welchem alle Dateien aus E-Mails und Chats einheitlich gespeichert sind. Wir überlegen uns aktuell ein Konzept, wie man dies technisch am besten umsetzen kann.