• 📬 Die E-Post ist da!

Mit der neuen E-Post-Funktion im Modul DocFlows können Abrechnungen, Einladungsschreiben & Co per App, E-Mail und/oder nun auch per Post versendet werden. Dadurch sparen Sie sich das Drucken, Frankieren und Versenden von physischen Briefen und können diese direkt über eine Schnittstelle zur Post über iDWELL absenden. 

 Was die DocFlows bieten:

• Automatisierter Briefversand direkt aus iDWELL
• Druck, Kuvertierung und Versand über zertifizierte Postdienstleister
• Alles inklusive: Papier, Porto, Frankierung und Tracking

• 📧 E-Mails Kunden zuordnen 

Die E-Mail-Integration wurde erweitert, sodass eingehende und ausgehende Nachrichten bestimmten Kunden, Mitarbeitern, Dienstleistern oder externen Kontakten zugeordnet werden können. Dadurch können Sie sich bei dem ein oder anderen Fall die Erstellung einer Servicemeldung sparen und haben die komplette Korrespondenz bei einem Kundenprofil hinterlegt. 

Bitte beachten Sie, dass die Funktion noch nicht fertig ausgebaut ist - folgende Funktionen sind noch geplant bzw. in der Entwicklung: 

• Ablage von E-Mails auch auf Objekt- und Einheitsebene
• Kennzeichnung von abgelegten E-Mails (zB durch ein Icon) 
• Automatische Ablage von E-Mails (inkl. E-Mails aus Servicemeldungen)

• 🗂️ Dokumente im Redesign 

Die Tabellenübersicht der "Dokumente" wurde nun ebenfalls ins Redesign - die neue Benutzeroberfläche - überführt. Neue Filter- und Spaltenkonfigurationen ermöglichen ein deutlich schnelleres Auffinden und die flexible Sortierung von Dateien. 

Ausblick zu den Dokumenten (aktuell noch in Bearbeitung):

Schon bald wird Ihnen auch eine Statistik in der Tabellenübersicht zur Verfügung stehen, sodass Sie überprüfen können,  wann und wie oft Ihre Mieter und Eigentümer ein Dokument angesehen bzw. heruntergeladen hat. 

• 👀 Sichtbarkeit von Servicemeldungen

Sie können Servicemeldungen nun flexibel für Mieter oder Eigentümer sperren, auch wenn die Meldungen noch nicht archiviert worden sind. Dies ist besonders relevant für sensible Fälle wie Gerichtsprozesse, Mahnverfahren oder interne Themen, die nicht für Kunden sichtbar sein sollen.

Bisher war dies nur über das Archivieren von Meldungen möglich, jetzt können Sie die Sichtbarkeit gezielt steuern und behalten gleichzeitig die volle Kontrolle über das Ticket.

• 📢Beiräte über's schwarze Brett informieren

Das Schwarze Brett wurde erweitert und ermöglicht jetzt gezielte Mitteilungen an Beiräte. Informationen, Einladungen oder Protokolle können direkt an den definierten Personenkreis veröffentlicht werden.  So wird die Kommunikation mit Beiräten strukturierter, transparenter und effizienter. Gleichzeitig bleiben vertrauliche Inhalte auf den dafür vorgesehenen Empfängerkreis beschränkt.

• 🏢 Export von Gebäudedaten

Mit dem neuen Gebäudedaten-Export lassen sich alle relevanten Informationen zu Gebäuden bequem in gängige Formate (CSV, Excel) exportieren. Diese Funktion ist besonders nützlich für Auswertungen, externe Analysen oder Schnittstellen zu Drittsystemen. Durch die Filtermöglichkeiten können gezielt Teilmengen exportiert werden – beispielsweise alle Gebäude einer bestimmten Objektgruppe oder eines bestimmten Baujahres.

• 🗃️ DocFlows archivieren

DocFlows können nun archiviert werden - sie behalten ihre vollständige Dokumentation und können bei Bedarf jederzeit wieder eingesehen oder reaktiviert werden. Dank der Archivierungsfunktion können Sie nun besser zwischen abgeschlossenen und noch offenen DocFlows unterscheiden. 

• 👥 E-Mail-Account von privat auf unternehmensweit selbständig umstellen 

Nutzer können ihren bisherigen privaten Account nun selbstständig in einen Unternehmensaccount umwandeln. Dadurch lassen sich mehrere Mitarbeitende hinzufügen, die ein Postfach betreuen, und Zugriffsrechte zentral steuern. 

• 🔄 Neue Datenfelder in der Servicemeldungs-Tabelle

In der Servicemeldungs-Tabelle können Sie nun über separate Spalten und Filtermöglichkeiten verfolgen:

• wann eine Servicemeldung zuletzt aktualisiert wurde
• von wem eine Servicemeldung zuletzt aktualisiert wurde
• wann eine Servicemeldung zuletzt abgeschlossen wurde
• von wem eine Servicemeldung abgeschlossen wurde

• 🧩 API-Dokumentation

Wir haben unsere API-Dokumentation von Spotlight auf Postman umgestellt. Die neue Version ist deutlich detaillierter aufgebaut und enthält bereits konkrete Beispielaufrufe aus einem Beispielportal.

In den nächsten Schritten werden wir zahlreiche weitere Beispielabfragen und Logiken ergänzen, damit künftig noch einfacher eigene Integrationen umgesetzt werden können. 

• Redesign: Wir arbeiten weiterhin auf Hochtouren an der neuen Benutzeroberfläche, um Ihr Kundenfeedback großflächig weiter umzusetzen. Bis spätestens Jahresende planen wir, die Auswertungsfunktion für das schwarze Brett (wer hat sich was wann angeschaut) sowie das E-Mail-Profil (wenn man ein E-Mail öffnet) zu veröffentlichen.
• AI-Funktionen: Aktuell arbeiten wir außerdem an einer KI-gesteuerten Wissensdatenbank, welche Sie bei Ihrer täglichen Arbeit als ImmobilienverwaterIn unterstützen wird. 
• E-Mail Versand: Viele Kunden wünschen sich, dass auch 2. und 3. E-Mail-Adressen bei hinterlegten Kundendatensätzen für den Serienmailversand berücksichtigt werden. Wir arbeiten aktuell noch weiterhin an dieser neuen Funktion. 
• Einheitliche Ordnerstrukturen: Schon bald können Sie einheitliche Ordnerstrukturen auf Gebäude-, Einheits- und Kundenebene gestalten und dadurch mehr Struktur im Portal schaffen. 
• Integration nach Vulcavo: Vulcavo ist ein Tool für die digitale Eigentümerversammlung und wir arbeiten aktuell an einer wechselseitigen Schnittstelle. 
• Dokumente bei Aktivitäten hinterlegen: Schon bald können Sie bereits hochgeladene Dokumente im Portal direkt bei einer Aktivität hinterlegen. 
• Benachrichtigungen: Zuguterletzt beschäftigen wir uns aktuell mit der Optimierung von Benachrichtigungen und sogenannten "Logdaten", sodass Sie leichter nachvollziehen können, wer was wann im System gemacht hat.