Nicht jede Servicemeldung ist für die Augen Ihrer Kunden bestimmt. Eine Mahnklage, ein Rechtsstreit mit einem Mieter oder interne Abstimmungen zu einer Sanierung sollen intern bleiben – die Meldung über einen verstopften Abfluss dagegen soll der Mieter in der iDWELL App verfolgen können. Mit der Sichtbarkeit steuern Sie für jede Servicemeldung, ob der Melder (Mieter oder Eigentümer) sie in der iDWELL App bzw. im Kundenportal sieht. Das funktioniert unabhängig davon, ob die Servicemeldung archiviert ist.
Sichtbarkeit einer Servicemeldung ändern
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Servicemeldung, um sie zu öffnen. Tipp: Über „Filter“ oben links oder die Suche in der Kopfzeile finden Sie eine bestimmte Servicemeldung schnell, z. B. nach Nummer, Titel oder Gebäude.
Schritt 3:
Rechts oben in der Symbolleiste finden Sie das Auge-Symbol. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie, was ein Klick bewirkt:
- „Für Kunden sperren“ (offenes Auge): Die Servicemeldung ist derzeit für den Kunden sichtbar. Ein Klick entzieht ihm den Zugriff in der App und im Kundenportal.
- „Für Kunden freischalten“ (durchgestrichenes Auge): Die Servicemeldung ist derzeit gesperrt. Ein Klick gibt sie für den Kunden frei.
Die Änderung wird sofort wirksam und im Reiter „Updates“ protokolliert.
Hinweis: Auch im Kopfbereich sehen Sie neben dem Namen des Melders ein kleines Auge. Es zeigt den aktuellen Stand: offenes Auge = Kunde sieht die Servicemeldung, durchgestrichenes Auge = gesperrt. In der Liste der Servicemeldungen können Sie zusätzlich die Spalte „Sichtbarkeit“ einblenden und über „Filter“ → „Sichtbarkeit“ filtern.
Sichtbarkeit mehrerer Servicemeldungen ändern
Setzen Sie in der Liste die Checkboxen bei den gewünschten Servicemeldungen, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie „Für Kunden freischalten“ oder „Für Kunden sperren“.
Was sieht Ihr Kunde – und was nicht?
Ist eine Servicemeldung freigeschaltet, sieht der Melder in der iDWELL App bzw. im Kundenportal:
- Titel, Kategorie, Beschreibung und den Status (über Statusänderungen wird er benachrichtigt),
- den Chat mit Ihnen (Reiter „Chats“),
- Aktivitäten und Dokumente, die Sie ausdrücklich für Kunden freigeschaltet haben.
Folgende Bereiche sind immer nur intern sichtbar, auch wenn die Servicemeldung freigeschaltet ist:
- Wiedervorlage,
- Labels,
- Interne Aufgaben (Aufgabenlisten),
- interne Notizen,
- der Reiter „E-Mails“ (E-Mails mit Dienstleistern, Versicherungen usw.),
- die Zusammenfassung Greta AI und der Änderungsverlauf („Updates“),
- Aktivitäten und Dokumente, die nicht für Kunden freigeschaltet sind.
Achtung: Prüfen Sie vor dem Freischalten, ob die Servicemeldung Inhalte enthält, die der Kunde nicht sehen soll – z. B. freigeschaltete Dokumente mit Angeboten oder Rechnungen. Der Chat ist immer für den Melder sichtbar, sobald die Servicemeldung freigeschaltet ist.
Standard-Sichtbarkeit festlegen (Administratoren)
Damit Sie nicht jede Servicemeldung einzeln einstellen müssen, legt Ihr Administrator die Standard-Sichtbarkeit fest:
- Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“.
- Wählen Sie links „Unternehmen“ und oben den Reiter „Workflows“.
- Klicken Sie im Bereich „Servicemeldungen“ auf „+ 4 weitere Einstellungen (Sonstiges)“.
- Stellen Sie „Servicemeldungen sind für Kunden standardmäßig sichtbar“ auf „Erlaubt“ oder „Nicht erlaubt“ und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.
Für Kategorien, die von diesem Standard abweichen sollen (z. B. „Rechtsangelegenheiten“ immer gesperrt), stellen Sie die Sichtbarkeit zusätzlich im Workflow-Bot pro Kategorie ein. So müssen Sie nur die Ausnahmen pflegen.
Praxistipp: Typische Fälle für gesperrte Servicemeldungen sind Mahnverfahren, Gerichtsprozesse, Versicherungskorrespondenz oder interne Vorgänge wie Wartungsplanung. Typische Fälle für freigeschaltete Servicemeldungen sind Schadensmeldungen, bei denen der Kunde den Fortschritt verfolgen soll.
Weitere Informationen
- Aktivitäten für Kunden freischalten: Aktivitäten in der Servicemeldung
- Mit dem Kunden kommunizieren: Mit Kunden chatten
- Wie Kunden Servicemeldungen melden: Servicemeldungen von Mietern und Eigentümern
- Mehrere Servicemeldungen bearbeiten: Massenbearbeitung von Servicemeldungen
- Alle Bereiche einer Servicemeldung: Aufbau einer Servicemeldung
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
