Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Updates in iDWELL vorstellen zu können! Diese Funktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Ihre Daten übersichtlich zu halten und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
⌛️ Sie haben keine Zeit, sich das Release Note im Detail durchzulesen? Kein Problem! Jeden 1. bzw. 2. Freitag im Monat gibt es eine Live Masterclass, geleitet von Anna Matzenberger, um Sie kurz und kompakt durch die wichtigsten Neuerungen samt Praxisbeispiele durchzuführen. 👉 Melden Sie sich hier an.
NEUE FUNKTIONEN
🤖 Greta IQ: Ihr KI-Wissensagent sitzt jetzt direkt im Portal
Unsere KI-Assistentin Greta IQ ist ab sofort fest in jedes Portal integriert und sitzt rechts unten in der Bildschirmecke. Die separate Webseite (greta-ai.idwell.com) wird aus diesem Grund eingestellt.
Was Greta IQ für Sie im Alltag erledigt:
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📄 Beschlüsse & Verträge finden: Ältere Versammlungsprotokolle oder Fristen sekundenschnell abfragen statt PDFs durchsuchen.
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📊 Eigentümerversammlungen vorbereiten: Tickets automatisch auswerten und Zahlen/Diagramme für die Präsentation erstellen.
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🔎 Prioritäten setzen: Überfällige Tickets und dringende Schadensfälle sofort erkennen.
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✉️ Anfragen beantworten: Status eines Schadens abfragen und direkt einen fertigen Antworttext generieren lassen.
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🔧 Handwerker koordinieren: Offene Aufträge je Dienstleister mit einem Klick zusammenfassen.
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👥 Team entlasten: Auslastung und offene Vorgänge im Team fürs nächste Meeting aufbereiten.
🎓 Tipp: KI-Masterclass jeden 2. Donnerstag um 13:00 Uhr
Sehen Sie diese Fälle live in Aktion und stellen Sie Ihre Fragen.
💡 Gut zu wissen: Tokens & Testen
Greta IQ nutzt verbrauchsbasierte Tokens. Möchten Sie die KI unverbindlich testen? Fragen Sie einfach ein kostenloses Testkontingent bei uns an!
⏱️ Automatische Zeiterfassung bei Servicemeldungen (Ausbaustufe 1)
Ab sofort misst iDWELL automatisch mit: Ganz unten in der letzten Box jeder Servicemeldung wird nun der exakte Zeitraum zwischen dem Status „Offen“ und „Geschlossen“ berechnet.
Zusätzlich finden Sie in der gewohnten Tabellenübersicht der Servicemeldungen eine neue Spalte namens „Bearbeitungszeit“. Diese Daten können Sie wie gewohnt nach Excel exportieren und dort auswerten.
💡 Praxisbeispiel:
Bei der nächsten Eigentümerversammlung fragt ein kritischer Beirat: „Wie lange brauchen Sie im Schnitt eigentlich, wenn bei uns im Haus ein Schaden gemeldet wird?“
Statt zu schätzen, exportieren Sie einfach Ihre Excel-Liste: Sie können auf den Tag genau belegen, dass Reparaturen im Schnitt nach 3,5 Tagen erledigt wurden. Das schafft Vertrauen und spart lange Rechtfertigungen.
📋 Kanban-Ansicht für Ihre Servicemeldungen
Neben der gewohnten Tabellenliste können Sie Ihre Servicemeldungen ab sofort als übersichtliches Kanban-Board anzeigen lassen (wie Sie es vielleicht von Trello kennen).
Alle Meldungen sind automatisch nach ihrem aktuellen Status in Spalten aufgeteilt. Wenn Sie ein Kärtchen einfach mit der Maus (Drag & Drop) in eine andere Spalte ziehen, ändert sich der Status der Servicemeldung automatisch im Hintergrund mit. Sie müssen das Ticket dafür nicht einmal öffnen!
💡 Praxisbeispiel:
Der Handwerker ruft kurz durch: „Die Reparatur an der Gegensprechanlage in der Ringstraße ist erledigt.“
Statt die Servicemeldung mühsam aufzurufen, zu bearbeiten und abzuspeichern, schnappen Sie sich einfach das Kärtchen und ziehen es von „In Bearbeitung“ rüber nach „Abgeschlossen“. Das System aktualisiert den Status sofort, und das Ticket ist sauber dokumentiert.
📱 iDWELL Go App: Dienstleister & Schwarzes Brett für unterwegs
In der mobilen iDWELL Go App finden Sie unter dem Menüpunkt „Mehr“ ab sofort direkten Zugriff auf Ihre Dienstleister sowie das Schwarze Brett (bitte laden Sie sich dazu das neueste App-Update herunter).
💡 Praxisbeispiel:
Sie sind gerade bei einer Liegenschaftsbegehung vor Ort und stellen fest, dass das Garagentor klemmt. Sie müssen nicht erst ins Büro fahren oder Unterlagen suchen: Öffnen Sie die App, gehen Sie auf Dienstleister, rufen Sie den hinterlegten Tortechniker direkt mit einem Klick an und hinterlassen Sie parallel eine kurze Notiz am Schwarzen Brett für die Hausgemeinschaft.
Loggen Sie sich ganz einfach mit Ihren Zugangsdaten für das Webportal ein!
🔗 Servicemeldungen mit DocFlows verknüpfen
Ab sofort können Sie Servicemeldungen direkt mit einem DocFlow verknüpfen. In der Servicemeldung finden Sie dafür einen eigenen Reiter „DocFlows", in dem alle verknüpften Dokumentenabläufe übersichtlich angezeigt werden.
💡 Praxisbeispiel:
Zu einem Wasserschaden in der Musterstraße trudelt die Rechnung des Installateurs ein. Sie verknüpfen den DocFlow der Rechnung direkt mit der Servicemeldung – so liegen Schadensmeldung, Kommunikation und Rechnung an einem Ort, und jeder im Team sieht sofort den vollständigen Vorgang.
🗂️ Neues Untermenü „Alle" bei den Servicemeldungen
Im Bereich Servicemeldungen gibt es jetzt das neue Untermenü „Alle". Hier sehen Sie aktive und archivierte Servicemeldungen gemeinsam in einer Liste – ideal, wenn Sie viel archivieren, mit Filtern arbeiten und einen Gesamtüberblick brauchen.
💡 Praxisbeispiel:
Ein Eigentümer fragt: „Wie oft gab es im letzten Jahr Probleme mit dem Lift in unserem Haus?" Statt zwischen aktiven und archivierten Meldungen hin- und herzuspringen, filtern Sie im Menü „Alle" einfach nach dem Objekt und haben sofort die komplette Historie vor sich.
⚠️ Gut zu wissen: Massenbearbeitungen (z. B. Status oder Label ändern) sind in dieser Ansicht nicht möglich, da archivierte Servicemeldungen nicht verändert werden können. Stellen Sie diese bei Bedarf zuerst wieder her.
💌 Serienmails: Objektgruppen & Hauseigentümer als Filter
Beim Verfassen einer Serienmail können Sie unter „Zielgruppe auswählen" jetzt auch nach Objektgruppen filtern. Zusätzlich lässt sich der Filter für die Kundenrolle auf Hauseigentümer setzen.
💡 Praxisbeispiel:
Mehrere Häuser gehören zu einem großen Gebäudekomplex und sind bei Ihnen als Objektgruppe hinterlegt. Für die Ankündigung der Fassadensanierung wählen Sie einfach die Objektgruppe aus und erreichen mit einem Klick alle betroffenen Mieter und Eigentümer – ohne jedes Haus einzeln anzuklicken.
⚙️ OPTIMIERUNGEN & EINSTELLUNGEN
🔤 Variablen direkt im Info-Feld sichtbar
Bei jedem Info-Feld ist jetzt die passende Variable gleich mit hinterlegt. So sehen Sie auf einen Blick, welche Variable sich hinter welchem Feld verbirgt – und können sie direkt kopieren.
💡 Praxisbeispiel:
Sie bauen eine neue Briefvorlage für die Ankündigung einer Mieterhöhung und brauchen die Variable für die Personennummer. Statt lange zu suchen, öffnen Sie einfach einen Kontakt, sehen die Variable direkt beim Info-Feld und kopieren sie in Ihre Vorlage.
📁 DocFlows: Zuordnungen schneller überprüfen
Die Überprüfung von Zuordnungen in DocFlows ist jetzt deutlich komfortabler: Über ein Pop-up können Sie alle Zuordnungen nacheinander durchklicken – ohne jedes Mal zurück in die Übersicht springen und das nächste Dokument öffnen zu müssen.
💡 Praxisbeispiel:
Am Monatsanfang sind 30 Rechnungen eingegangen und automatisch zugeordnet worden. Sie öffnen das Pop-up und kontrollieren eine Zuordnung nach der anderen mit dem Pfeil – das spart viele Klicks und Zeit.
✉️ E-Mails direkt durchblättern
Wenn Sie ein E-Mail geöffnet haben, können Sie jetzt mit Pfeiltasten direkt zur nächsten oder vorherigen E-Mail vor- und zurückblättern.
💡 Praxisbeispiel:
Nach dem Wochenende liegen 20 E-Mails im Postfach. Bisher mussten Sie jede E-Mail öffnen, lesen, zurück in die Listenansicht springen und die nächste anklicken. Jetzt blättern Sie die Nachrichten einfach nacheinander durch – das spart dutzende Klicks am Tag.
📄 Mehrere Briefvorlagen auf einmal erstellen
Bisher war man auf eine Vorlage pro E-Mail limitiert. Ab sofort können Sie mehrere Google Templates gleichzeitig innerhalb eines einzigen Schreibens generieren.
💡 Praxisbeispiel:
Sie möchten einem Eigentümer eine Reparaturbestätigung schicken und gleichzeitig das offizielle Formular für die Versicherung mitsenden. Sie wählen einfach beide Vorlagen auf einmal aus und versenden alles in einem Vorgang.
🔨 Neue Handwerker-Übersicht: Alle zugewiesenen Tickets auf einen Blick
Im Profil jedes Handwerkers/Dienstleisters gibt es nun einen eigenen Reiter „Servicemeldungen“.
💡 Praxisbeispiel:
Ein Handwerksbetrieb ruft an und fragt: „Welche Aufträge sind bei Ihnen für uns eigentlich gerade noch offen?“
Ein Klick auf das Handwerkerprofil genügt und Sie sehen sofort die vollständige Liste aller Tickets, bei denen dieser Partner aktuell hinterlegt ist.
🖥️ Mehr Übersicht: Bildschirm-Bereiche einfach einklappen
Rechts oben im Eck finden Sie in sämtlichen Ansichten (Servicemeldung, Kunde, Einheit etc.) neue Icons, mit denen Sie alle Widgets auf einmal ein- bzw. ausklappen und die rechte Seitenleiste verbergen können.
💡 Praxisbeispiel:
Sie arbeiten am Laptop oder einem kleineren Bildschirm und möchten eine längere Servicemeldung lesen, ohne ständig scrollen zu müssen. Mit einem Klick klappen Sie die Seitenleiste und Widgets ein und haben die volle Breite für den Text.
(Hinweis: Nach einem Neuladen der Seite wird die Standardansicht wiederhergestellt.)
📁 DocFlows: Zuordnung archivierter Kunden
In den DocFlows können Sie jetzt auch Kontakte zuweisen, die bereits archiviert sind – ideal, wenn eine Handwerkerrechnung verspätet für einen bereits ausgezogenen Mieter oder ehemaligen Eigentümer eintrifft.
👥 Partner-E-Mail-Adressen beim Kunden hinterlegen
Damit DocFlows und Serienmails auch Partner wie Ehepartner oder Miteigentümer erreichen, hinterlegen Sie deren E-Mail-Adresse direkt im Kundenprofil.
💡 Praxisbeispiel:
Herr und Frau Weinhold besitzen gemeinsam eine Wohnung. Sie hinterlegen die E-Mail-Adresse von Frau Weinhold als Partnerin bei Herrn Weinhold – ab sofort erhalten beide die Abrechnung per DocFlow, ohne dass Sie einen zweiten Kontakt anlegen müssen.
⚙️ Einstellungsbereich im neuen, frischen Look
Wir haben den Einstellungsbereich – insbesondere die unternehmensweiten Einstellungen – ins Redesign umgestellt und logischer geordnet.
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Gut zu wissen: Die Optik ist aufgeräumter und moderner, inhaltlich und von den Rechten her bleibt für Sie alles genau so, wie Sie es gewohnt sind. Sie finden alle bisherigen Optionen schnell am gewohnten Platz wieder.
📱 NEU: iDWELL GO – Ihre Immobilienverwaltung für unterwegs
In den vergangenen Monaten haben wir intensiv an einer neuen mobilen Lösung für Immobilienverwalter gearbeitet. Jetzt ist es so weit: Die erste Version von iDWELL GO wurde veröffentlicht, damit sie im Arbeitsalltag genau das liefert, was für Sie zählt: Geschwindigkeit, Übersicht und Flexibilität.
Ob bei Objektbegehungen, Außenterminen oder zwischen zwei Meetings:
Mit iDWELL GO haben Sie Ihre Verwaltung immer dabei.
Loggen Sie sich ganz einfach mit Ihren Zugangsdaten für das Webportal ein!
Sonstige Weiterentwicklungen:
- 📊 Dashboards für Ihren perfekten Überblick: Schon bald sehen Sie Ihre Kennzahlen als Dashboard zusammengefasst - so können Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick erfassen und ihre Tätigkeiten besser steuern.
- 🔔 Optimierung der Benachrichtigungen (Benachrichtigungscenter): Wir überarbeiten die Benachrichtigungen im Portal für Sie von Grund auf. Freuen Sie sich auf flexible Einstellungsmöglichkeiten darüber, welcher Nutzer im Team über welche Ereignisse benachrichtigt werden möchte.
- 🎨 Neues Design für die Mieter- & Eigentümer-App: Nachdem unsere neue Verwalter-App iDWELL GO fertig entwickelt wurde, zieht nun das Kundenportal nach! Bis Ende des Jahres gestalten wir das App-Design für Ihre Mieter und Eigentümer komplett neu, um ihnen eine noch modernere und angenehmere Nutzung zu bieten.
- ⏰ Zeiterfassung für Aktivitäten: Erfassen Sie künftig mit wenigen Klicks den exakten Zeitaufwand für die Bearbeitung von Aktivitäten direkt im System. Das erleichtert nicht nur Ihr internes Controlling, sondern bietet Ihnen auch die perfekte, lückenlose Grundlage für die Abrechnung von Sonderleistungen gegenüber Eigentümern.
- 🔎 Suchfunktion für E-Mails in Servicemeldungen: Freuen Sie sich schon bald auf eine Suchfunktion mit Volltextsuche für E-Mails in den Servicemeldungen. So können Sie noch einfacher finden, wonach Sie suchen.
- 📂 Übersichtlichere Darstellung von Dateianhängen in Servicemeldungen: Viele von Ihnen wünschen sich einen "Sammelordner", in welchem alle Dateien aus E-Mails und Chats einheitlich gespeichert sind. Wir überlegen uns aktuell ein Konzept, wie man dies technisch am besten umsetzen kann.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
