Mit dem Workflow-Bot geben Sie je Kategorie vor, welche Wiedervorlage und welche Labels eine neue Servicemeldung automatisch erhält. So bekommt eine Aufzugsstörung z. B. sofort das Label „Prio hoch / dringend!“ und eine Wiedervorlage in einer Stunde, während eine Anfrage zur Hausreinigung eine Wiedervorlage in drei Tagen erhält.
Achtung: Für die Konfiguration des Workflow-Bots benötigen Sie Administratorrechte.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie im Einstellungsmenü links auf „Workflow-Bot“.
Schritt 3:
Sie sehen alle Workflows mit Name, Status (Online/Offline), Änderungen (Veröffentlicht/Noch nicht veröffentlicht), Typ und Änderungsdatum. Es gibt Workflows je Nutzergruppe: Mieter, Eigentümer, Standard (Ihre Mitarbeiter) und Admin. Klicken Sie auf den Workflow, den Sie bearbeiten möchten.
Schritt 4:
Links sehen Sie die Struktur des Workflows als „Blasen“ (z. B. Kategorien wie „Aufzug“). Klicken Sie auf die Blase der gewünschten Kategorie. Rechts erscheinen die zugehörigen Formulare. Oben finden Sie „Änderungen veröffentlichen“ und „Workflow-Bot testen“.
Schritt 5:
Scrollen Sie rechts zum Formular „Servicemeldung erstellen“. Dort legen Sie fest:
- „Wiedervorlage“: Zeitraum ab Erstellung im Format Tage/Stunden/Minuten, z. B. „00d 01h 00m“ für eine Stunde oder „2d 0h 0m“ für zwei Tage.
- „Labels“: ein oder mehrere Labels, z. B. Priorität und Zuständigkeit. Nur öffentlich sichtbare Labels stehen zur Auswahl.
- außerdem „Sichtbarkeit für Kunden“, „Kategorie auswählen“, „Status auswählen“ und „Mitarbeiter zuweisen“.
Schritt 6:
Klicken Sie oben auf „Änderungen veröffentlichen“ und warten Sie auf die Bestätigung. Erst dann gelten die Änderungen für neue Servicemeldungen.
Hinweis: Die Einstellungen gelten pro Workflow. Möchten Sie z. B., dass über die App gemeldete Schäden höher priorisiert werden als telefonisch erfasste, stellen Sie das im Mieter- bzw. Eigentümer-Workflow anders ein als im Standard-Workflow. Bestehende Servicemeldungen werden nicht nachträglich geändert.
Weitere Informationen
- Wiedervorlage setzen und ändern
- Labels vergeben und entfernen
- Pflichtfelder einstellen
- Servicemeldungen richtig priorisieren
Video: Der Workflow-Bot erklärt
Im Tutorial #33 erklären wir den Workflow-Bot Schritt für Schritt.
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
