Im Hauptmenü unter „Dokumente“ finden Sie die zentrale Dokumentenablage Ihrer Hausverwaltung. Von hier aus erreichen Sie alle Ordner – die Ablagen Ihrer Gebäude, Einheiten, Kunden, Objektgruppen und Servicemeldungen genauso wie Ihre eigenen, unternehmensweiten Ordner (z. B. „Mietverträge“ oder „Versicherungsverträge“). Sie können hier in jeden passenden Ordner Dokumente hochladen, ohne vorher das Gebäude oder den Kunden öffnen zu müssen.
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Dokumente“.
Schritt 2:
Sie sehen nun die oberste Ebene der Ablage (Dokumente / Alle). Über das Untermenü links filtern Sie die Liste nach Zugriffsrecht (Alle, Manager, Mitarbeiter, Eigentümer, Mieter). In der Liste unterscheiden Sie zwei Arten von Ordnern:
- Systemordner (Ordnersymbol mit kleinem Zeichen): Datenexporte, Objektgruppen, Servicemeldungen, Gebäude und Kunden. Sie werden von iDWELL automatisch befüllt und enthalten je Objekt bzw. Person einen eigenen Ordner.
- Eigene Ordner (einfaches Ordnersymbol): von Ihnen angelegte Ordner wie Rechnungen, Mietverträge oder Versicherungsverträge.
Mit „Hochladen“ oben rechts laden Sie Dateien direkt in die aktuell geöffnete Ebene hoch.
Schritt 3:
Öffnen Sie den Zielordner. Möchten Sie z. B. ein Dokument für ein bestimmtes Gebäude ablegen, öffnen Sie den Systemordner „Gebäude“. Klicken Sie auf „Filter“, wählen Sie unter „Name“ das Gebäude aus und klicken Sie auf „Anwenden“. Öffnen Sie dann den Gebäudeordner.
Hinweis: In der Liste eines Systemordners (z. B. „Gebäude“ mit allen Gebäudeordnern) gibt es keine Schaltfläche „Hochladen“. Öffnen Sie zuerst den Ordner des gewünschten Gebäudes bzw. Kunden.
Schritt 4:
Öffnen Sie gegebenenfalls einen Unterordner. Der Pfad oben (z. B. „Dokumente / … / Beispielordner Hausverwaltung“) zeigt Ihnen jederzeit, wo Sie sich befinden. Klicken Sie auf „Hochladen“ und wählen Sie eine oder mehrere Dateien auf Ihrem Computer aus.
Schritt 5:
Nach der Dateiauswahl öffnet sich das Fenster „Zugriffsberechtigung bearbeiten“. Hier legen Sie unter „Rolle(n) mit Zugriffsberechtigung auswählen“ fest, wer die hochgeladenen Dokumente sehen darf:
- Manager: hat immer Zugriff. Diese Einstellung ist fest auf „Erlauben“ gesetzt und kann nicht geändert werden.
- Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter, die dem Objekt zugeordnet sind.
- Eigentümer: die Eigentümer des Objekts bzw. der Einheit (z. B. in der iDWELL App und im Kundenportal).
- Mieter: die Mieter des Objekts bzw. der Einheit (z. B. in der iDWELL App und im Kundenportal).
Für jede Rolle wählen Sie im Auswahlfeld eine der drei Optionen:
- Erlauben: Die Rolle hat vollen Zugriff auf das Dokument.
- Nur lesen: Die Rolle darf das Dokument ansehen, aber nicht verändern.
- Verbieten: Die Rolle sieht das Dokument nicht.
Schritt 6:
Klicken Sie auf „Speichern“. Die Dateien werden hochgeladen – Sie sehen dabei einen Fortschrittsbalken in der Liste. Ist der Upload abgeschlossen, erscheint unten links eine Bestätigung, z. B. „2 von 2 Dokumenten erfolgreich hochgeladen“. Mit „Abbrechen“ brechen Sie den Upload ab.
Achtung: Die Voreinstellung im Fenster „Zugriffsberechtigung bearbeiten“ ist für alle Rollen „Erlauben“ – auch dann, wenn Sie in einen internen Ordner hochladen. Prüfen Sie deshalb bei jedem Upload, ob Eigentümer und Mieter das Dokument wirklich sehen sollen. Interne Unterlagen (z. B. Angebote, Korrespondenz mit Anwälten) setzen Sie bei Eigentümer und Mieter auf „Verbieten“.
Hinweis: Die Zugriffsrechte gelten für alle Dateien, die Sie in einem Schritt hochladen. Sollen Dokumente unterschiedliche Rechte erhalten, laden Sie sie getrennt hoch oder passen Sie die Rechte nachträglich an. Wie das geht, lesen Sie im Artikel Zugriffsrechte ändern.
Hinweis: Ein Dokument, das Sie in der zentralen Ablage im Ordner eines Gebäudes ablegen, ist identisch mit dem Dokument im Reiter „Dokumente“ dieses Gebäudes. Es handelt sich um dieselbe Ablage – Sie erreichen sie nur auf zwei Wegen.
Praxistipp: Für Dokumente, die Ihre Kunden sehen sollen, nutzen Sie immer die Ordner eines Gebäudes, einer Einheit, eines Kunden oder einer Objektgruppe. Nur dort ist eindeutig festgelegt, welche Eigentümer und Mieter gemeint sind. Eigene Ordner auf der obersten Ebene eignen sich für interne, unternehmensweite Unterlagen wie Musterverträge oder Versicherungspolizzen.
Je Gebäude ein eigenes Dokument hochladen (z. B. Energieausweise für mehrere Objekte)
Sie verwalten z. B. zehn Zinshäuser bzw. Mietshäuser und haben für jedes Gebäude einen eigenen Energieausweis? Die Dokumentenablage lädt Dateien immer in den Ordner hoch, den Sie gerade geöffnet haben. Eine automatische Verteilung, bei der iDWELL mehrere unterschiedliche PDFs selbstständig den passenden Gebäuden zuordnet (z. B. per ZIP-Datei), gibt es dabei nicht. So gehen Sie am schnellsten vor:
- Klicken Sie im Hauptmenü auf „Dokumente“ und öffnen Sie den Ordner „Gebäude“. Hier sehen Sie für jedes Gebäude einen eigenen Ordner (z. B. „226 WEG Zur alten Schmiede 22, 23948 Damshagen“).
- Öffnen Sie den Ordner des ersten Gebäudes (bei Bedarf einen Unterordner, z. B. „Energieausweis“) und klicken Sie rechts oben auf „Hochladen“. Auf der Ebene „Dokumente / Gebäude“ selbst gibt es keinen Button „Hochladen“ – Sie müssen zuerst den Ordner des Gebäudes öffnen.
- Wählen Sie den Energieausweis dieses Gebäudes aus, prüfen Sie die Zugriffsrechte und klicken Sie auf „Speichern“.
- Wechseln Sie über die Pfadangabe oben („Dokumente / Gebäude“) zurück und wiederholen Sie die Schritte für das nächste Gebäude.
Hinweis: Mehrere Dateien für dasselbe Gebäude (z. B. Energieausweis, Hausordnung, Wartungsprotokoll) können Sie in einem Schritt gemeinsam hochladen. Soll dasselbe Dokument für viele Gebäude gelten (z. B. ein Rundschreiben), laden Sie es einmal auf Objektgruppen-Ebene hoch – siehe Dokumente auf Objektgruppen-Ebene hochladen und finden.
Praxistipp: Benennen Sie die Dateien vorab eindeutig mit Gebäudenummer und Adresse (z. B. „226_Energieausweis_Zur-alten-Schmiede-22.pdf“). So ordnen Sie jede Datei beim Hochladen sofort dem richtigen Gebäudeordner zu. Bei sehr vielen Dokumenten fragen Sie gerne unter support@idwell.com nach, welche Möglichkeiten es für Ihren Fall gibt.
Weitere Informationen
- Zentrale Dokumentenablage – Überblick
- Dokumente auf unterschiedlichen Ebenen ablegen
- Dokumente auf Gebäudeebene hochladen und finden
- Dokumente auf Einheitenebene hochladen und finden
- Dokumente auf Kundenebene hochladen und finden
- Dokumente auf Objektgruppen-Ebene hochladen und finden
- Ordner anlegen und Ordnerstruktur aufbauen
- Dokumente suchen und filtern
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
