Wie kann ich eine Serienmail erstellen?

Serienmails kurz erklärt

Geschrieben von iDWELL Kundensupport

Aktualisiert vor 1 Jahr

Fallbeispiel: Möchten Sie eine Mail an mehrere Kunden versenden, aber die einzelnen kundenspezifischen Informationen nicht jedes Mal neu eintippen, können Sie eine Serienmail nutzen. Ausgewählte Variablen werden automatisch mit den kundenspezifischen Informationen gefüllt. Und die Mail wird versendet, ohne die anderen Empfänger im CC zu sehen (Empfänger werden alle im BCC geführt).

Wichtiger Hinweis: Das Erstellen von Serienmails funktioniert nur, wenn Ihr E-Mail Account erfolgreich verknüpft wurde. Hier finden Sie die Anleitung, wie die Verknüpfung funktioniert.

Schritt 1:

Wählen Sie den Menüpunkt „Kunden“ aus.

Schritt 2:

Nun können Sie nach den gewünschten Kunden filtern. Nutzen Sie beispielsweise den Filter "Gebäude" und die dem Gebäude zugewiesenen Kunden werden aufgelistet.

Schritt 3:

Wählen Sie einzelne Kunden aus, indem Sie einen Haken bei den Kunden setzen. Möchten Sie eine Serienmail an alle Kunden aus dem Gebäude senden, setzen Sie den Haken neben dem Button „Kunden Hinzufügen“.

Hinweis: Sollte Ihr Empfängerkreis aus mehr als 20 Nutzern bestehen, so wählen Sie bitte beim Pop-Up weiter unten "Alle Nutzer auswählen" aus.

Schritt 4:

Haben Sie nun die gewünschten Kunden ausgewählt, erscheint ein roter Button „Serienmail verfassen“. Klicken sie diesen an.

Schritt 5:

Haben Sie auf den Button „Serienmail verfassen“ geklickt, erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie wie gewohnt eine Mail verfassen. Die zuvor ausgewählten Kunden sind bereits als Empfänger hinterlegt.

Klicken Sie auf die Lupe, um zu überprüfen, welche Kunden mit keiner E-Mail Adresse hinterlegt worden sind. Das System warnt Sie außerdem mit einer gelb hinterlegten Information.

Schritt 6:

Überprüfen Sie, bei welchem Empfänger eine E-Mail Adresse fehlt und entfernen Sie diesen, sofern notwendig. Setzen Sie dazu ein Häkchen neben dem Empfängernamen und klicken Sie auf "Kontakt(e) entfernen" und klicken Sie danach auf speichern.

Ebenso können Sie natürlich eine fehlende E-Mail Adresse beim Nutzerkonto nachtragen. Lesen Sie hier nochmals nach, wie das funktioniert.

Schritt 7:

Ebenso haben Sie die Möglichkeit, weitere E-Mail Adressen auf manuellem Wege noch hinzufügen (entweder Sie tippen sie ein oder Sie kopieren sie aus einem anderen System).

Schritt 8:

Aktivieren Sie die Serienmail und die Mail wird an jeden Empfänger einzeln versendet, ohne die weiteren Empfänger im CC anzuzeigen.

Schritt 9:

Wählen Sie nun eine zuvor angelegte Vorlage aus, um Zeit beim Aufsetzen der Mail zu sparen.

Lesen Sie hier, wie Sie Vorlagen für Serienmails erstellen können.

Achtung der Betreff wird bei Vorlagen nicht automatisch ausgefüllt, diesen müssen Sie manuell noch eintragen!

Haben Sie Variablen in Ihrer Vorlage integriert, werden diese automatisch mit den kundenindividuellen Informationen gefüllt.

Die Bedeutung einzelner Variablen finden Sie hier.

Schritt 10:

Ebenso können Sie wie gewohnt Dateianhänge hinzufügen.

Achtung die Dateianhänge können noch keine kundenspezifischen Informationen enthalten - dies ist aktuell noch in der Programmierung und kommt als nächstes Update (Stand vom März 2022).

Schritt 11:

Verwenden Sie die Vorschau, um einen Entwurf jeder Mail an die einzelnen ausgewählten Kunden zu sehen.

Schritt 12:

In der Vorschau sehen Sie bereits, dass die Variablen durch die kundenspezifischen Informationen ersetzt wurden. In dem Beispiel wurde der Nachname von Herrn Schlosser automatisch in die Anrede eingefügt.

Rechts oben im Eck können Sie sich jede E-Mail anschauen und durchblättern.

Bitte beachten Sie, dass die Texte pro Kunde nicht individuell abgeändert werden können, da es sich hierbei sonst um keine Serienmails mehr handelt. Sollten Sie an einen Kunden eine gesonderte Mail schicken wollen, so senden Sie bitte eine Separate und löschen Sie den Kunden aus der Empfängerliste.

Schritt 13:

Im letzten Schritt versenden Sie die Mails an die Empfängergruppe. Dies können Sie entweder direkt in der Vorschau machen oder Sie schließen die Vorschau und wählen den Button „Senden von 4 Mails“.

Achtung! Bitte vergessen Sie nicht, auch einen Betreff einzugeben, sonst wird der Versand nicht funktionieren :-).

Schritt 14:

Nun erhalten Sie eine Rückmeldung, dass die E-Mail erfolgreich versendet wurde.

Schritt 15:

Sie werden danach automatisch in Ihr E-Mail Postfach beim Postausgang weitergeleitet, wo die versendeten E-Mails ganz oben aufgelistet wird. Sie haben nun die Möglichkeit, die E-Mail an eine Servicemeldung / einen Vorgang anzuhängen um diese dort abzulegen.

Hier finden Sie nochmals die Variablen zu den Serienmails aufgelistet:

Bezeichnung	Variable	Beispiel
E-Mail Empfänger - Vorname	{{recipient_first_name}}	Marie
E-Mail Empfänger - Nachname	{{recipient_second_name}}	Müller
E-Mail Empfänger - Vollständiger Name	{{recipient_fullname}}	Marie Müller
E-Mail Empfänger - Rolle	{{recipient_role}}	Eigentümerin
E-Mail Empfänger - E-Mail	{{recipient_email}}	marie@mueller.de
E-Mail Empfänger - Telefonnummer	{{recipient_phone}}	+49 155 77 77 777 67
E-Mail Empfänger - Website	{{recipient_website}}	marie-mueller.de
E-Mailempfänger - Alle Kontaktdaten	{{recipient_full_contact}}	marie@mueller.de, +49 155 77 77 777 67

Alle Variablen für das gesamte System finden Sie auch hier.

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