iDWELL Finance ist die digitale Rechnungs- und Belegverarbeitung von iDWELL. Belege kommen per Upload, per E-Mail oder direkt aus dem iDWELL CRM ins System, werden von der KI automatisch ausgelesen, über Freigabe-Workflows im Team geprüft, vorkontiert und anschließend an Ihr ERP-System übergeben. In diesem Artikel erhalten Sie einen ersten Überblick über alle Bereiche – die Beispiele stammen aus unserem Demo-Account GUT-Verwaltung.
Schritt 1: iDWELL Finance öffnen
Öffnen Sie in Ihrem Browser idwell.ai und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Beim ersten Mal erhalten Sie dafür eine Einladungs-E-Mail. Wie die erste Anmeldung genau funktioniert, lesen Sie im Artikel „Erster Log-In in iDWELL Finance“.
Links oben sehen Sie den Namen Ihrer Verwaltung (im Beispiel „GUT-Verwaltung“). Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten bzw. Unternehmen, wechseln Sie über den kleinen Pfeil neben dem Namen dazwischen.
Schritt 2: Das Hauptmenü kennenlernen
Alle Bereiche von iDWELL Finance erreichen Sie über das Hauptmenü am oberen Bildschirmrand:
| Menüpunkt | Was Sie dort finden |
| Übersicht | Ihre Startseite mit Kennzahlen (offene Verbindlichkeiten und Forderungen), Liquidität, Ausgaben/Einnahmen, „Handlung erforderlich“ und dem Aktivitäten-Feed. |
| Dokumente | Alle Belege und sonstigen Dokumente (z. B. Verträge, Abrechnungen, Schriftverkehr) als Kachelansicht – mit Suche und Filtern. |
| Rechnungen | Nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen, mit vorbereiteten Filtern wie „Offene Posten“, „Verbindlichkeiten“ oder „Forderungen“. |
| Bank | Ihre Banktransaktionen, Kontostand und Bankverbindungen. |
| Buchhaltung | Tabellenansicht aller Belege mit Kontierung (Sachkonto, Steuer, Beträge, Buchungstext) – Grundlage für den Export ins ERP-System. |
| Freigaben | Alle Belege im Freigabe-Workflow: Wer muss prüfen, in welchem Schritt steht der Beleg? |
| Hilfe | Öffnet das iDWELL Finance Hilfe-Center mit detaillierten Anleitungen. |
Rechts oben finden Sie außerdem den roten Button „Hochladen“, über den Sie neue Belege ins System bringen, sowie Ihr Benutzermenü.
Schritt 3: Der Weg eines Belegs durch iDWELL Finance
Jeder Beleg durchläuft in iDWELL Finance dieselben fünf Stationen:
- Erfassen: Der Beleg kommt per Upload, per E-Mail-Import oder direkt aus dem iDWELL CRM ins System (siehe „Belege hochladen & per E-Mail importieren“).
- Auslesen & prüfen: Die KI liest Geschäftspartner, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, IBAN usw. automatisch aus. Sie kontrollieren und ergänzen die Daten in der Einzelansicht (siehe „Rechnung in der Einzelansicht prüfen“).
- Freigeben: Über einen hinterlegten Workflow wird der Beleg automatisch den zuständigen Personen oder Gruppen zur Prüfung zugewiesen (siehe „Freigaben & Workflows“).
- Kontieren: Sachkonto, Steuer und Buchungstext werden erfasst – iDWELL Finance lernt dabei mit und schlägt Kontierungen vor (siehe „Buchhaltung & Kontierung“).
- Exportieren: Die fertig geprüften Daten inklusive Rechnungsbild werden an Ihr ERP-System übergeben und dort verbucht.
💡 Praxis-Tipp: Sie arbeiten bereits mit dem iDWELL CRM? Dann müssen Rechnungen, die z. B. ein Handwerker zu einer Servicemeldung schickt, nicht mehr ausgedruckt oder weitergeleitet werden – sie können direkt an iDWELL Finance übergeben werden. In der Einzelansicht der Rechnung sehen Sie dazu den Bereich „CRM Ticket“.
Weiterlesen: „Startseite Übersicht: Kennzahlen, Handlungsbedarf & Aktivitäten“ und „Belege hochladen & per E-Mail importieren“. Ausführliche Anleitungen zu jeder Funktion finden Sie außerdem im iDWELL Finance Hilfe-Center.
