Release Note vom 27.02.2026

Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Updates in iDWELL vorstellen zu können! Diese Funktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Ihre Daten übersichtlich zu halten und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. 

⌛️ Sie haben keine Zeit, sich das Release Note im Detail durchzulesen? Kein Problem! Jeden 1. Freitag im Monat gibt es eine Live Masterclass, geleitet von Anna Matzenberger, um Sie kurz und kompakt durch die wichtigsten Neuerungen samt Praxisbeispiele durchzuführen. 👉 Melden Sie sich hier an. 

• 📅 Neues Logbuch im Kundenprofil (wird ab 27.02.2026 dokumentiert)

Ab dem 27.02.2026 werden automatisch alle wichtigen Änderungen in den Kundenprofilen dokumentiert. Sie sehen genau, wer, wann, welche Information geändert hat (auch Änderungen, die durch die Schnittstelle zu Ihrem ERP-System vollzogen wurden).

• Praxisbeispiel: Sie haben einem Kunden eine Einladung zum Beitritt des Portals geschickt und möchten überprüfen, wann Sie das gemacht haben und welcher Einladungstext gesendet wurde.

• Vorteil: Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen und Schutz vor Fehlern im Team.

• 🎯 Zielgruppen-Filter beim Weiterleiten von E-Mails

Wenn Sie E-Mails aus iDWELL heraus weiterleiten, können Sie nun gezielt nach Empfängergruppen filtern, wie zum Beispiel nur an den Beirat oder nur an Eigentümer.

• Praxisbeispiel: Ein Angebot für die Fassadensanierung geht ein. Statt die Beiratsmitglieder mühsam einzeln auszusuchen, wählen Sie einfach den Filter „Beirat“ und leiten die Mail mit einem Klick an den richtigen Kreis weiter.

• Vorteil: Sicherer und schneller Versand an die richtigen Ansprechpartner ohne langes Suchen.

• ✉️ Tabellen in E-Mails 

 Sie können nun strukturierte Tabellen direkt in Ihren E-Mail-Text einfügen.

• 📄 Dokumente in Objektgruppen - Sichtbarkeit für Mieter & Eigentümer

Sie können nun Dokumente direkt auf Ebene der Objektgruppe (z. B. für alle Gebäude der Miethausverwaltung) hochladen und für Ihre Kunden freigeben. Bisher mussten Dokumente oft mühsam jedem einzelnen Gebäude zugeordnet werden.

• Praxisbeispiel: Sie laden die allgemeine Hausordnung oder den Energieausweis, der für die gesamte Anlage gilt, einmal über die Objektgruppe hoch. Alle Mieter und Eigentümer der zugehörigen Gebäude sehen das Dokument sofort in ihrer App.

• Vorteil: Enorme Zeitersparnis bei der Datenpflege und bessere Information für Ihre Kunden 

• Erfahren Sie hier, wie Sie Objektgruppen anlegen können. 

• 📊 CSV-Export für Einheiten & Objektgruppen

Daten flexibel nutzen: Sie können nun sowohl Ihre Einheiten (Wohnungen, Stellplätze etc.) als auch ganze Objektgruppen als CSV-Datei exportieren.

• Praxisbeispiel: Sie benötigen für eine externe Liste oder eine Auswertung in Excel schnell alle Quadratmeterzahlen der Wohnungen eines Objekts. Ein Klick auf "Export" genügt.

• Vorteil: Einfache Weiterverarbeitung der Daten außerhalb von iDWELL, z. B. für Statistiken oder Übergaben.

• 🔍 Integrationsprotokoll für Datenübertragungen aus ERP-System

Im neuen Integrationsprotokoll sehen Sie alle automatischen Datenübertragungen zwischen iDWELL und Ihrem angebundenen ERP-Systeme / Hausverwaltungsprogramm. Das Integrationsprotokoll hilft Ihnen dabei:

• ✔ Synchronisationen zu überwachen

• ✔ Fehler schnell zu identifizieren

• ✔ Nachweise für erfolgreiche Datenübertragungen zu haben

• ✔ Support-Anfragen besser zu verstehen

Gerade bei automatisierten Abläufen ist das Protokoll die wichtigste Kontrollstelle.

• 🛠️ Zuordnung von Kategorien & Gebäuden bei Dienstleistern

Sie können Dienstleistern jetzt differenziert nach Kategorie (Gewerk) und Gebäude Leistungen zuordnen.

Beispiel: Ein Dienstleister übernimmt sowohl Reinigung als auch Winterdienst.

• Für Gebäude A besteht ein Reinigungsvertrag, jedoch kein Winterdienst.

• Für Gebäude B ist es genau umgekehrt: hier gibt es einen Winterdienstvertrag, aber keine Reinigung.

Früher war diese Unterscheidung pro Kategorie und Gebäude nicht möglich. Ein Dienstleister war automatisch für ein Gewerk in allen zugeordneten Gebäuden hinterlegt. Jetzt können Sie exakt festlegen, welcher Dienstleister welches Gewerk in welchem Gebäude ausführt.

• Vorteil: Mehr Flexibilität, korrekte Zuordnungen und keine Fehlbeauftragungen mehr.

• 🔍 Filter für DocFlows (Status & Phasen)

Die neue Filterfunktion für DocFlows ermöglicht es Ihnen, diese nach bestimmten Parametern (z.B.: Status oder der Phase, in denen sich ein DocFlow befindet), zu filtern und schneller zu finden. 

• ⚠️ DocFlow Fehlermeldungen

Sollte bei einem automatisierten Prozess (DocFlow) etwas schiefgehen, erhalten Sie in der Übersicht nun präzisere Fehlermeldungen. So wissen Sie sofort, ob z.B. ein Mail nicht versendet oder ein Brief nicht abgeschickt werden konnte. 

• 📋 Massenauswahl für Tickets

Markieren Sie mehrere Tickets gleichzeitig, um diese gesammelt an eine Meldung oder einen Vorgang anzuhängen.

• Praxisbeispiel: Ein Sturmschaden hat 10 verschiedene Tickets ausgelöst. Markieren Sie alle 10 und verknüpfen Sie diese gesammelt mit dem Hauptvorgang für die Versicherung.

Am 05.03.2026 werden wir aller Voraussicht nach Ihre E-Mails auf die neue Benutzeroberfläche "Redesign" umstellen. Sie können sich auf eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit und noch schnellere Ladezeit freuen. Der Funktionsumfang der E-Mails bleibt vorerst soweit gleich. 

• Redesign: Wir arbeiten weiterhin auf Hochtouren an der neuen Benutzeroberfläche, um Ihr Kundenfeedback großflächig weiter umzusetzen. Wir haben bereits mit der E-Mail-Vorschau mit Splitscreen-Option gestartet, bei der links die E-Mail-Tabelle und rechts direkt die Vorschau der ausgewählten Nachricht angezeigt wird.

• KI-generierte Zusammenfassungen: Ebenfalls werden wir in Kürze mit unserer Greta AI Ihnen KI-generierte Zusammenfassungen für E-Mail-Verläufe zur Verfügung stellen (insbesondere praktisch bei langen E-Mail-Verläufen und großen Dateianhängen)
• E-Mail Versand: Viele Kunden wünschen sich, dass auch 2. und 3. E-Mail-Adressen bei hinterlegten Kundendatensätzen für den Serienmailversand berücksichtigt werden. Wir arbeiten aktuell noch weiterhin an dieser neuen Funktion.
• Massenbearbeitungen: schon bald können Sie per Mehrfachauswahl Dokumentenrechte bearbeiten, Serienmails auf der Einheitentabelle versenden oder Hauseigentümer Gebäuden zuweisen.  
• Integration nach Vulcavo: Vulcavo ist ein Tool für die digitale Eigentümerversammlung und wir arbeiten aktuell an einer wechselseitigen Schnittstelle. 
• Datenschutzbestimmungen: schon bald haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Datenschutzbestimmungen im Portal zu hinterlegen, wenn Sie das möchten.
• Dokumentennachverfolgung: Schon bald können Sie nachverfolgen, welcher Kunde sich wann welches Dokument im Portal angesehen hat. 
• Zeiterfassung & wiederkehrende Aufgaben: mit ausgewählten KundInnen führen wir aktuell Expertengespräche, um die genauen Anforderungen zu verstehen und erste Vorbereitungen für die Programmierung zu treffen. 
• Mitarbeiter-App: mit ausgewählten KundInnen führen wir aktuell Expertengespräche, um die genauen Anforderungen zu verstehen und erste Vorbereitungen für die Programmierung zu treffen.
• Servicemeldungsprofil im Redesign: es ging bei uns auch bereits zwischenzeitlich mit der Entwicklung der Servicemeldungen im Redesign los. Wir planen, bis Sommer Ihnen eine neue Version der Servicemeldungen mit mehr Nutzerfreundlichkeit zu präsentieren - dank Ihres Feedbacks werden wir mehrere 100 Optimierungen vornehmen. Sehen Sie sich schon einmal einen 1. Vorgeschmack an 👇: