E-Mails in der Servicemeldung schreiben

Ob Sie einen Installateur mit der Behebung eines verstopften Abflusses beauftragen oder dem Eigentümer den nächsten Termin mitteilen: E-Mails, die Sie direkt aus einer Servicemeldung schreiben, werden automatisch in dieser Servicemeldung abgelegt. Auch die Antworten Ihrer Kunden und Dienstleister landen dort. So ist die gesamte Korrespondenz zu einem Vorgang lückenlos an einem Ort dokumentiert – für Sie, Ihre Kollegen und Ihre Vertretung.

So schreiben Sie eine E-Mail aus einer Servicemeldung

Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.

Sie sehen nun die Liste Ihrer Servicemeldungen. Klicken Sie auf den Titel der Servicemeldung, zu der Sie eine E-Mail schreiben möchten. Kennen Sie die Nummer der Servicemeldung, können Sie diese auch oben in das Suchfeld „Suchbegriff eingeben“ tippen.

Scrollen Sie in der geöffneten Servicemeldung nach unten zu den Reitern und klicken Sie auf den Reiter „E-Mails“. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele E-Mails bereits in dieser Servicemeldung liegen. Darunter finden Sie zwei Filter:

• „Alle Empfänger“: zeigt nur die E-Mails mit Dienstleistern, mit Kunden (Mietern und Eigentümern) oder mit Sonstigen Kontakten – oder alle zusammen.
• „Alle E-Mails“: zeigt nur den Eingang (erhaltene E-Mails), nur Gesendet (Ihre versendeten E-Mails) oder nur als Wichtig markierte E-Mails.

Sobald E-Mails vorhanden sind, sehen Sie diese als Liste mit Datum, Absender/Empfänger, Betreff und den verknüpften Servicemeldungen und Aktivitäten. In der Symbolleiste über der Liste können Sie die Liste „Aktualisieren“, über „Symbole anzeigen“ die Darstellung ändern, über „Spalten ändern“ weitere Spalten einblenden (z. B. Mitarbeiter & Manager, Mieter & Eigentümer, Dienstleister, Externe Kontakte, Aktualisiert von/am) sowie zwischen Listen- und geteilter Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf eine Zeile öffnen Sie die E-Mail. Über „Massenauswahl“ bzw. die Kästchen links und anschließend „Aktionen“ können Sie mehrere E-Mails gleichzeitig als gelesen, ungelesen oder wichtig markieren, die Markierung entfernen oder löschen.

Klicken Sie rechts auf „+ E-Mail schreiben“ und wählen Sie, an wen die E-Mail gehen soll:

• „An Kunden“: Der Melder der Servicemeldung (Mieter oder Eigentümer) wird automatisch als Empfänger eingetragen.
• „An Dienstleister“: Die in der Servicemeldung zugewiesenen Dienstleister werden automatisch als Empfänger eingetragen.
• „An Sonstige“: Das Empfängerfeld bleibt leer, z. B. für Versicherungen, Gutachter oder Behörden.

Alternativ erreichen Sie das E-Mail-Fenster auch über „E-Mail“ in der Leiste „Neu hinzufügen:“ unter der Beschreibung oder über das rote „+“ in der Symbolleiste rechts oben (Eintrag „E-Mail schreiben“).

Es öffnet sich das Fenster „E-Mail verfassen“. Füllen Sie die Kopfzeilen aus:

• Absender: Wählen Sie über den Pfeil rechts, von welchem Postfach die E-Mail versendet wird, z. B. Ihr persönliches Postfach oder ein gemeinsames Unternehmenspostfach wie service@… . Zur Auswahl stehen alle E-Mail-Accounts, die mit iDWELL verbunden sind und für die Sie berechtigt sind.
• Empfänger: Tippen Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. iDWELL schlägt passende Mitarbeiter, Kunden, Dienstleister und sonstige Kontakte vor – inklusive ihrer Rolle. Mit dem Filter-Symbol („Filter anwenden“) wählen Sie ganze Empfängergruppen aus, z. B. alle Mieter eines Gebäudes (siehe Serienmail aus einer Servicemeldung schreiben).
• Cc / Bcc: Blenden zusätzliche Felder für Kopie- bzw. Blindkopie-Empfänger ein.
• Betreff: Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff ein.
• Vorlage: Wählen Sie eine Textvorlage aus. Sie können im Feld nach dem Namen suchen. Unter jeder Vorlage steht, wer sie angelegt hat; das Schloss-Symbol kennzeichnet persönliche Vorlagen, das Personen-Symbol Vorlagen, die für alle Mitarbeiter freigegeben sind. Betreff und Text werden automatisch übernommen und Platzhalter wie Ticket-Nummer, Gebäudeadresse oder Schadensbeschreibung mit den Daten der Servicemeldung befüllt.

Darunter schreiben Sie Ihren Text im Editor. Über die Symbolleiste formatieren Sie den Text (Schriftart, Größe, fett, kursiv, Farbe, Listen, Links, Bilder, Tabellen). Ihre E-Mail-Signatur wird automatisch eingefügt.

Unter dem Editor finden Sie das Eingabefeld von Greta AI. Beschreiben Sie in eigenen Worten, was in der E-Mail stehen soll, z. B. „Teile Herrn Weiß mit, dass wir einen Installateur beauftragt haben, der sich bis morgen bei ihm meldet.“ Über das Mikrofon-Symbol können Sie Ihre Anweisung auch diktieren. Klicken Sie anschließend auf „Erstellen“. Greta berücksichtigt dabei die Inhalte der Servicemeldung.

Mit den Schaltflächen unter dem Eingabefeld steuern Sie das Ergebnis:

• „Befehl / Prompt“: Liste vorbereiteter Befehle, z. B. „Kundenanfrage beantworten“, „Mängelmeldung an Firma“, „Eskalation bei nicht erfolgter Reparatur“, „Versicherungsschaden melden“ oder „Wartungsauftrag erstellen“.
• „Tonalität“: Höflich, Informell, Freundlich, Professionell, Entschuldigend oder Überzeugend.
• „Länge“: Kurz, Mittel oder Lang.
• „KI-Hinweis entfernen“: Ist das Häkchen gesetzt, enthält der Text keinen Hinweis darauf, dass er mit KI erstellt wurde.

Greta zeigt Ihnen den Vorschlag (inklusive Betreff) in einem eigenen Feld an. Dort können Sie den Text „Kopieren“, mit „Neu generieren“ einen neuen Vorschlag anfordern, mit „Text löschen“ verwerfen, mit „Text einfügen“ zusätzlich in Ihre E-Mail übernehmen oder mit „Text ersetzen“ den bisherigen Text und Betreff durch den Vorschlag ersetzen.

Klicken Sie unten auf „Anhängen“ und wählen Sie, woher die Datei kommt:

• „Dateien vom Desktop“: eine Datei von Ihrem Computer hochladen.
• „Dokumentenablage im Portal“: ein Dokument aus der iDWELL-Dokumentenablage auswählen.
• „direkt aus der Servicemeldung“: eine Datei auswählen, die bereits in dieser Servicemeldung liegt, z. B. das Foto des Schadens, das der Mieter über die App geschickt hat.
• „Briefvorlagen“: öffnet die automatisierten Briefvorlagen (z. B. „Reparaturauftrag“). Wählen Sie links eine Vorlage, prüfen Sie die Vorschau, füllen Sie rechts die zusätzlichen Felder aus (z. B. Angebotsnummer, Ansprechpartner) und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Das fertige Schreiben wird als Anhang an die E-Mail gehängt.

Prüfen Sie Empfänger, Betreff, Text und Anhänge und klicken Sie links unten auf „Senden“. Die E-Mail erscheint anschließend im Reiter „E-Mails“ der Servicemeldung.

• „Serienmail“: Setzen Sie dieses Häkchen, wenn jeder Empfänger eine eigene, separate E-Mail erhalten soll (z. B. drei Dienstleister für drei Angebote). Mehr dazu unter Serienmail aus einer Servicemeldung schreiben.
• „Abbrechen“ bzw. das „X“ rechts oben: Sie werden gefragt, ob Sie die E-Mail als Entwurf speichern oder verwerfen möchten. Es kann immer nur ein Entwurf gespeichert werden – ein neuer Entwurf ersetzt den bisherigen.
• Mit den Symbolen rechts oben können Sie das Fenster minimieren (z. B. um in der Servicemeldung etwas nachzusehen) oder verkleinern/vergrößern.

So sieht Ihre E-Mail beim Empfänger aus

Ihre E-Mail kommt beim Empfänger wie eine ganz normale E-Mail an: mit dem gewählten Absender, Ihrem Text, den Anhängen und Ihrer Signatur. Dass sie über iDWELL versendet wurde, ist für den Empfänger nicht erkennbar. Er kann wie gewohnt auf „Antworten“ klicken. Die Antwort wird automatisch der Servicemeldung zugeordnet und erscheint im Reiter „E-Mails“ als ungelesene E-Mail im Eingang.

Dienstleister antwortet von einer anderen E-Mail-Adresse – so ordnen Sie die Antwort der Servicemeldung zu

Beispiel: Sie haben aus Servicemeldung #4497 einen Auftrag an einen Installateur geschickt. Die Antwort kommt aber von einem Kollegen des Betriebs oder von einer anderen Adresse des Dienstleisters, oder der Dienstleister schreibt eine neue E-Mail statt auf Ihre E-Mail zu antworten. Prüfen Sie zuerst im Reiter „E-Mails“ der Servicemeldung, ob die Antwort dort bereits angezeigt wird. Fehlt sie, finden Sie sie im Posteingang des Postfachs, an das sie geschickt wurde, und ordnen sie selbst zu:

1. Klicken Sie im Hauptmenü links auf „E-Mails“ und öffnen Sie den „Posteingang“ des betreffenden Postfachs.
2. Fahren Sie mit der Maus über die Antwort des Dienstleisters und klicken Sie rechts auf „⋮“ → „An Servicemeldung anhängen“.
3. Geben Sie im Fenster „Mit Servicemeldung verknüpfen“ im Suchfeld „#“ und die Nummer der Servicemeldung ein (z. B. „#4497“), setzen Sie das Häkchen und klicken Sie auf „Anhängen“.

Die E-Mail erscheint danach im Reiter „E-Mails“ der Servicemeldung. In der Spalte „Verknüpfte Servicemeldungen“ im Posteingang sehen Sie, ob eine E-Mail bereits zugeordnet ist.

Mehr dazu: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen und E-Mails im gemeinsamen Postfach verteilen und zuordnen

Textfeld lässt sich nicht bearbeiten oder die Vorlage füllt nur den Betreff

Eine Textvorlage ist keine Voraussetzung. Im Fenster „E-Mail verfassen“ können Sie – z. B. für einen Reparaturauftrag an den Handwerker – direkt in das Textfeld schreiben; das Feld „Vorlage“ ist optional. Wählen Sie eine Vorlage aus, füllt iDWELL Betreff und Text aus und setzt die Platzhalter automatisch ein (z. B. Adresse des Gebäudes und Ticket-Nummer). Steht im Textfeld bereits etwas, etwa Ihre Signatur oder ein eigener Text, fragt iDWELL im Fenster „Es existiert bereits ein Vorlage“ nach:

• „Vorlage einfügen und ergänzen“: Der Vorlagentext wird zu Ihrem vorhandenen Text hinzugefügt.
• „Vorlage ersetzen“: Der vorhandene Text wird durch die Vorlage ersetzt.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die Vorlage zu übernehmen (die E-Mail wird dabei noch nicht verschickt), oder auf „Abbrechen“. Danach können Sie den Text wie gewohnt bearbeiten.

Bleibt das Textfeld grau, lädt es dauerhaft oder wird nur der Betreff übernommen, gehen Sie so vor:

1. Schließen Sie das Fenster, laden Sie die Seite neu (Taste F5) und öffnen Sie die E-Mail erneut.
2. Probieren Sie eine andere Vorlage aus. Funktioniert diese, prüfen Sie die betroffene Vorlage unter Einstellungen → „Textvorlagen“ darauf, ob sie einen Text enthält.
3. Testen Sie einen anderen Browser – siehe „Empfohlener Browser“.
4. Besteht das Problem weiterhin, schreiben Sie an support@idwell.com – am besten mit der Nummer der Servicemeldung, dem Namen der Vorlage und einem Screenshot.

Weitere Informationen

• Mehrere Empfänger aus einem Gebäude anschreiben: Serienmail aus einer Servicemeldung schreiben
• Beiräte gezielt informieren: Beiräte per E-Mail anschreiben
• Eingegangene E-Mails ablegen: E-Mails einer Servicemeldung zuordnen
• Mit Mietern und Eigentümern über die App kommunizieren: Mit Kunden chatten
• Dienstleister hinterlegen: Dienstleister zuweisen
• E-Mail einer Aufgabe zuordnen: Aktivität mit einer E-Mail verknüpfen

Video: E-Mails mit Greta AI beantworten

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Greta AI Sie beim Beantworten von E-Mails unterstützt.

Video: Die Servicemeldungen im Überblick

Im Tutorial #34 sehen Sie am Beispiel eines Wasserschadens, wie Sie in der Servicemeldung kommunizieren und arbeiten.