Kündigt ein Mieter seine Wohnung, steht eine Wohnungsübergabe an: Termin vereinbaren, Unterlagen vorbereiten, Wohnung gemeinsam begehen, Übergabeprotokoll unterschreiben, Schlüssel zurücknehmen. In iDWELL bilden Sie die Übergabe als ganz normale Servicemeldung (auch „Ticket“ genannt) ab – einen eigenen Ticket-Typ für Übergaben gibt es nicht. Mit einer passenden Kategorie startet automatisch ein Prozess mit Phasen und Aktivitäten, sodass jeder Schritt dokumentiert ist und nichts vergessen wird.
Hinweis: In diesem Beispiel heißt die Kategorie „Objektübergabe“ und liegt unter „14. Objekt & Baumaßnahmen“. Kategorien und Prozesse richtet jede Hausverwaltung selbst ein – bei Ihnen können Name und Ort abweichen (z. B. „Wohnungsübergabe“ oder eine Kategorie unter „06. Mietvertrag“).
Servicemeldung für die Wohnungsübergabe anlegen
Schritt 1:
Nach dem Login landen Sie auf dem Schwarzen Brett. Am linken Bildschirmrand sehen Sie das Hauptmenü mit allen Bereichen von iDWELL. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Servicemeldungen“.
Schritt 2:
Klicken Sie rechts oben auf die rote Schaltfläche „+ Servicemeldung erstellen“. Haben Sie einen Entwurf gespeichert, öffnet sich zuerst ein kleines Menü – wählen Sie dort „Servicemeldung erstellen“ für eine neue Servicemeldung.
Schritt 3:
Im Fenster „Servicemeldung erstellen“ wählen Sie unter „Eigentümer oder Mieter“ die Person aus, die die Wohnung übergibt, sowie das Gebäude und die Einheiten-Nr. der Wohnung (sobald ein Kunde gewählt ist, sind Gebäude und Einheit Pflichtfelder). Unter „Mitarbeiter“ können Sie festlegen, wer die Übergabe betreut; lassen Sie das Feld leer, ordnet iDWELL den zuständigen Mitarbeiter automatisch zu. Klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 4:
Wählen Sie unter „Kategorie auswählen“ zuerst den Bereich (im Beispiel „14. Objekt & Baumaßnahmen“), klicken Sie auf „Weiter“ und wählen Sie dann die Kategorie „Objektübergabe“. Mit „00 Schritt zurück“ kommen Sie eine Ebene zurück, falls Sie sich verklickt haben.
Schritt 5:
Füllen Sie die abgefragten Felder aus, z. B. den Titel („Wohnungsübergabe nach Kündigung zum 30.11.“) und die Beschreibung mit den Terminwünschen des Mieters und Besonderheiten (z. B. Einbauküche bleibt, Kellerabteil räumen). Unter „Fotos / Videos“ können Sie Bilder anhängen. Klicken Sie auf „Weiter“ – die Servicemeldung wird angelegt und Sie erhalten eine Bestätigung mit Link.
Die Übergabe in der Servicemeldung steuern
Schritt 6:
Öffnen Sie die neue Servicemeldung. Oben sehen Sie die Kategorie und den Prozessstrahl mit den Phasen des hinterlegten Prozesses – im Beispiel „1. Kündigung erfassen“ → „2. Unterlagen vorbereiten“ → „3. Übergabe“. Im Reiter „Aktivitäten“ finden Sie die Aufgaben je Phase, z. B. die Ja/Nein-Frage „Eingang Kündigung – Kündigungsfrist eingehalten?“. Die nächste Phase starten Sie dort mit „Phase starten“.
Diese Funktionen helfen Ihnen bei der Übergabe:
- Wiedervorlage: Tragen Sie im Feld „Wiedervorlage“ den Übergabetermin ein, damit die Servicemeldung rechtzeitig wieder auf Ihrem Tisch liegt.
- Labels: Markieren Sie den Stand rechts im Widget „Labels“, z. B. „Termin vereinbart“ oder „Schlüsselübergabe“.
- Termin abstimmen: Schreiben Sie dem Mieter im Reiter „Chats“ (Chat „Öffentlich (Kunden)“) oder per „E-Mail“ über die Leiste „Neu hinzufügen:“.
- Übergabeprotokoll und Fotos ablegen: Laden Sie das unterschriebene Protokoll im Reiter „Dokumente“ über „Hochladen“ hoch oder nutzen Sie in der Symbolleiste rechts oben „+“ → „Datei hinzufügen“.
- Handwerker beauftragen: Muss nach dem Auszug z. B. gemalt oder gereinigt werden, weisen Sie im Widget „Dienstleister“ den passenden Dienstleister zu.
- Interne Checkliste: Im Reiter „Interne Aufgaben“ legen Sie eine Aufgabenliste an (z. B. Zählerstände ablesen, Namensschild entfernen, Kaution prüfen) – nur für Ihr Team sichtbar.
Hinweis: Fehlt bei Ihnen eine Kategorie für Übergaben oder startet kein Prozess, kann Ihr Administrator sie einrichten: Kategorie unter Einstellungen → „Konfiguration“, Prozess mit Phasen und Aktivitäten unter Einstellungen → „Prozess-Strukturen“ und den Menüpunkt für die Auswahl im „Workflow-Bot“. Warum eine neue Kategorie nicht sofort in der Auswahl erscheint, lesen Sie im Artikel „Servicemeldung als Mitarbeiter erstellen“.
Praxistipp: Den Wechsel des Mieters oder Eigentümers in den Stammdaten (neuer Kunde in der Einheit) erledigen Sie getrennt davon in der Einheit bzw. beim Kunden – siehe „Mieterwechsel / Eigentümerwechsel durchführen“.
Video: Objektübergaben per Knopfdruck
Im Tutorial #22 zeigen wir, wie Sie Objektübergaben bequem und digital mit iDWELL abwickeln.
Weitere Informationen
- Servicemeldung anlegen Schritt für Schritt: Servicemeldung als Mitarbeiter erstellen
- Phasen und Prozessstrahl: Prozessstrahl und Phasen
- Labels setzen: Labels vergeben
- Termine im Blick: Wiedervorlage setzen und ändern
- Checklisten fürs Team: Interne Aufgabenlisten
- Prozesse einrichten: Prozess-Strukturen anlegen
Für iDWELL Hilfe kontaktieren Sie uns bitte unter support@idwell.com, schauen Sie auf unserem YouTube Kanal vorbei oder besuchen Sie unsere Masterclasses😊💡👍
