Wir freuen uns, Ihnen die neuesten Updates in iDWELL vorstellen zu können! Diese Funktionen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Ihre Daten übersichtlich zu halten und den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
⌛️ Sie haben keine Zeit, sich das Release Note im Detail durchzulesen? Kein Problem! Jeden 1. Freitag im Monat gibt es eine Live Masterclass, geleitet von Anna Matzenberger, um Sie kurz und kompakt durch die wichtigsten Neuerungen samt Praxisbeispiele durchzuführen. 👉 Melden Sie sich hier an.
🤖 Greta AI – E-Mail-Zusammenfassungen auf Knopfdruck
Haben Sie lange E-Mail-Verläufe mit vielen Beteiligten? Greta AI liest für Sie mit und fasst das Wichtigste zusammen.
-
Praxisbeispiel: Ein komplizierter Schadensfall mit 20 E-Mails und mehreren Dateianhängen zwischen Mieter, Versicherung und Handwerker wird von Greta AI in ein paar Sätzen zusammengefasst. Sie wissen sofort, was der aktuelle Stand ist, ohne alles lesen zu müssen (inklusive Dateianhänge!)
-
Vorteil: Schnellerer Überblick und enorme Zeitersparnis bei der Einarbeitung in laufende Vorgänge.
✉️ Gezielte Serienmails direkt aus der Einheitentabelle
Besonders wichtig für große Wohnanlagen: Sie können nun direkt aus der Liste der Einheiten Serienmails versenden und dabei genau filtern (z. B. nur an Mieter eines bestimmten Aufgangs).
-
Praxisbeispiel: In „Eingang A“ fällt der Aufzug aus. Sie markieren in der Tabelle alle Einheiten dieses Eingangs und informieren nur diese Bewohner per Klick.
-
Vorteil: Punktgenaue Kommunikation ohne manuelle Listenpflege – ideal für Nutzer von Systemen wie Aareon (Wodis Sigma, RELion).
📲 Automatisierte Push-Nachrichten für die App
Automatisierungen können jetzt direkt Chat-Nachrichten auslösen, die als „Push-Meldung“ auf dem Handy des Bewohners erscheinen. Bisher war diese automatische Rückmeldung oft nur per E-Mail möglich.
-
Praxisbeispiel: Ein Eigentümer meldet am Wochenende einen Heizungsausfall via App. Das System erkennt die Kategorie „Heizung“ und schickt sofort eine automatische Chat-Nachricht auf sein Handy: „Wir haben Ihre Meldung erhalten. Der Notdienst wurde bereits informiert!“
-
Vorteil: Der Kunde fühlt sich sofort betreut, ohne dass Sie manuell antworten müssen. Die Info landet direkt auf dem Sperrbildschirm des Handys und geht nicht im E-Mail-Postfach unter.
📄 Dokumente in Aktivitäten fix hinterlegen
In den Einstellungen können Sie nun Standard-Dokumente fest an bestimmte Aktivitäten knüpfen.
-
Praxisbeispiel: Bei der Aktivität „Wohnungsübergabe“ wird das leere Protokoll-Formular automatisch für den Mitarbeiter hinterlegt. Er muss nicht mehr danach suchen, sondern kann sofort loslegen.
-
Vorteil: Einheitliche Standards im Team und weniger Suchaufwand.
📁 ZIP-Export mit Auswahlfunktion
Wenn Sie Daten zu einer Servicemeldung exportieren, entscheiden Sie ab sofort selbst, was in das ZIP-Paket wandert.
-
Praxisbeispiel: Sie möchten alle Rechnungen und E-Mails an den Eigentümer schicken, aber die internen Chats des Teams sollen privat bleiben? Einfach beim Export abwählen.
-
Vorteil: Professioneller Auftritt nach außen und Schutz interner Kommunikation.
📅 Automatisches Datum in Briefvorlagen
Drei neue „Platzhalter“ füllen das aktuelle Datum automatisch in Ihre Schreiben ein:
-
{{today_full_format}} (z.B. 02. April 2026)
-
{{today_short_format}} (z.B. 02.04.2026)
-
{{today_with_weekday}} (z.B. Donnerstag, 02.04.2026)
-
Vorteil: Nie wieder das Datum in Vorlagen manuell anpassen.
👁️ Wer hat’s gelesen? Neue Spalte „Ansichten“
In der Dokumentenrubrik bereiten wir gerade eine Übersicht vor, die zeigt, wie oft ein Dokument angesehen wurde.
-
Praxisbeispiel: Sie sehen auf einen Blick, ob der neue Wirtschaftsplan von den Eigentümern im Portal bereits wahrgenommen wurde.
-
Vorteil: Bessere Einschätzung der Informationsreichweite (ähnlich wie beim Schwarzen Brett).
🛡️ Eigene Datenschutzbestimmungen hinterlegen
Sie können nun Ihre individuellen Datenschutztexte direkt in iDWELL hinterlegen. Besonders für größere Verwaltungen ist das ein wichtiges Werkzeug, um die eigene rechtliche Linie durchzusetzen.
-
Praxisbeispiel: Ein neuer Mieter registriert sich im Portal. Bevor er seine Daten freigibt, muss er nun aktiv die spezifischen Datenschutzbestimmungen Ihrer Hausverwaltung akzeptieren, statt nur allgemeine Standards.
-
Vorteil: Maximale rechtliche Sicherheit und DSGVO-Konformität, die exakt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
-
Hinweis: Die Funktion ist aktuell im Webportal verfügbar; die Anzeige in der Smartphone-App folgt mit dem nächsten Update.
TECHNISCHE UPDATES & EINSTELLUNGEN
-
Transparenz bei Großdateien: Wenn Anhänge über 20 MB groß sind, werden sie als Link versendet. Ein neuer automatischer Hinweis im Text klärt den Empfänger nun darüber auf, dass der Link 14 Tage gültig ist (Anleitung hier nachlesen).
-
Hauseigentümer-Massenbearbeitung: Fügen Sie Eigentümer nun effizient mehreren Gebäuden gleichzeitig hinzu, statt jedes Objekt einzeln zu bearbeiten (Anleitung hier nachlesen)
-
Einladungen per SMS: Der Versand von Einladungen per SMS an Bewohner muss nun aktiv ausgewählt werden – so behalten Sie die Kontrolle über die Kommunikationswege (Anleitung hier nachlesen).
-
Auswertung für Versammlungen: Eine neue Spalte zeigt die Anzahl der geschriebenen E-Mails pro Servicemeldung an – ideal als Leistungsnachweis für die Eigentümerversammlung (Anleitung hier nachlesen).
- Status-Logik bei Zuweisung: Standardmäßig bleibt der Ticket-Status nun unverändert, wenn Sie einen Mitarbeiter zuweisen (er springt nicht mehr automatisch auf „In Bearbeitung“). Dies kann in den Einstellungen angepasst werden.
Um Ihnen die tägliche Arbeit mit iDWELL so einfach wie möglich zu machen, steht Ihnen ab sofort direkt im Portal eine umfassende In-App-Hilfe zur Verfügung.
So erhalten Sie Unterstützung genau dann, wenn Sie sie brauchen. Klicken Sie dazu einfach rechts unten im Eck auf "Live Chat & Hilfe".
Folgende Funktionen umfasst die In-App-Hilfe konkret:
- Start: Verlinkungen zu hilfreichen Informationsseiten (zB YouTube, Helpcenter, etc.)
- Neuigkeiten: Hier werden Sie mit Updates und hilfreichen Informationen versorgt - quasi ein Newsletter direkt im Portal
- Feedback: Melden Sie Ihr Feedback oder Fehler direkt über dieses Menü. Sie können darüber auch direkt Screenshots machen oder Videos aufnehmen, welche direkt an unser Support-Team übermittelt werden.
- Live Chat: Chatten Sie mit einem integrierten AI-Bot wenn Sie Anwenderfragen zu iDWELL haben - dieser ist an unser Helpcenter gekoppelt und filtert Informationen in Windeseile für Sie heraus. Wir werden dies laufend überprüfen und Wissensartikel entsprechend Ihrer gestellten Fragen ergänzen, damit der Chatbot besser und besser wird.
- Redesign: Wir arbeiten weiterhin auf Hochtouren an der neuen Benutzeroberfläche, um Ihr Kundenfeedback großflächig weiter umzusetzen. Wir sind kurz vor dem Go-Live der E-Mail-Vorschau mit Splitscreen-Option, bei der links die E-Mail-Tabelle und rechts direkt die Vorschau der ausgewählten Nachricht angezeigt wird.
- KI-generierte E-Mails mit Kontext: Ebenfalls werden Sie schon bald mit unserer Greta AI auf E-Mails Kontextbezogen antworten können.
- KI-Wissensdatenbank: Greta AI wird Ihnen schon bald alle Fragen zur Ihren Tickets und Stammdaten beantworten können. Sie wird für Sie Auswertungen machen können und Dokumente durchsuchen.
- E-Mail Versand: Viele Kunden wünschen sich, dass auch 2. und 3. E-Mail-Adressen bei hinterlegten Kundendatensätzen für den Serienmailversand berücksichtigt werden. Wir arbeiten aktuell noch weiterhin an dieser neuen Funktion.
- Überarbeitung Labels: Die Konfiguration der Labels wird bald in den Einstellungsbereich wandern, sodass Sie Berechtigungen einstellen oder über eine größere Farbauswahl verfügen können. Ebenfalls planen wir, Labels für den E-Mail-Bereich einzuführen.
- Übersichtlichere Darstellung von Dateianhängen in Servicemeldungen: Viele von Ihnen wünschen sich einen "Sammelordner", in welchem alle Dateien aus E-Mails und Chats einheitlich gespeichert sind. Wir überlegen uns aktuell ein Konzept, wie man dies technisch am besten umsetzen kann.
- Integration nach Vulcavo: Vulcavo ist ein Tool für die digitale Eigentümerversammlung und wir arbeiten aktuell an einer wechselseitigen Schnittstelle.
- Suche nach Dienstleistern: Schon bald können Sie auch ganz einfach nach gewünschten Dienstleistern suchen und müssen nicht mehr danach filtern.
- Dokumentennachverfolgung: Schon bald können Sie nachverfolgen, welcher Kunde sich wann welches Dokument im Portal angesehen hat.
- Zeiterfassung & wiederkehrende Aufgaben: mit ausgewählten KundInnen haben wir Expertengespräche, um die genauen Anforderungen zu verstehen und erste Vorbereitungen für die Programmierung zu treffen.
- Mitarbeiter-App: mit ausgewählten KundInnen haben wir Expertengespräche geführt, um die genauen Anforderungen zu verstehen und erste Vorbereitungen für die Programmierung zu treffen.
- Servicemeldungsprofil im Redesign: es ging bei uns auch bereits zwischenzeitlich mit der Entwicklung der Servicemeldungen im Redesign los. Wir planen, bis Sommer Ihnen eine neue Version der Servicemeldungen mit mehr Nutzerfreundlichkeit zu präsentieren - dank Ihres Feedbacks werden wir mehrere 100 Optimierungen vornehmen. Sehen Sie sich schon einmal einen 1. Vorgeschmack an 👇:
